????作為重大活動的記憶載體，重大活動檔案一直是各級各類檔案館檔案資源體系建設的重點，但長期以來，由于受各種因素的影響，重大活動檔案工作做得不夠扎實。而作為其重要組成部分之一的重大活動照片檔案的收集整理工作也開展得不盡人意。今年年初，筆者有幸參加了中國共產黨濱州市第十次代表大會（以下簡稱“市第十次黨代會”）的照片檔案收集工作。在此，想就如何開展重大活動照片檔案征集工作談6點體會。
????一要積極溝通，充分做好前期準備工作。為了做好市第十次黨代會照片檔案的收集工作，市檔案館精心準備，提前謀劃，專門召開會議將本次黨代會檔案收集工作納入工作重點。隨后，市檔案館主要領導及接收征集工作分管領導多次與本屆籌委會進行溝通協調。在館領導的多方協調努力下，市檔案館照片拍攝收集工作被正式納入籌委會工作內容?；I委會還給筆者頒發了A類工作證，持證可出入所有會議場所。一般來說，持Ａ類工作證的人員數量相對較少，因為有會場機位、角度等的限制，只有很少一部分工作人員能進入。若不未雨綢繆，不提前溝通，很難保證筆者能加入A類工作人員隊伍，深入重要活動現場獲取第一手照片資料更是無從談起，這在以前的活動中都是有著深刻教訓的。
????二要認真研究，統籌做好照片的拍攝收集工作。凡事預則立，不預則廢。凡是重大活動一般都會發放會務資料，進入活動現場的第一要務就是要仔細閱讀會務資料，根據工作重點規劃自己工作的“路線圖”。但當筆者剛確定好采集照片工作步驟后，就出現時間沖突，原因是當天下午各代表團完成入駐后，市委書記及市長將于同一時間分別走訪慰問不同的代表團。情急之下，筆者立即聯系了相關駐會記者，委托對方幫忙拍攝照片?；顒咏Y束后，筆者第一時間找到該記者，將所需照片存入電腦。需要說明的是，這種情況下聯系記者，一定要得到對方的明確答復，并且活動結束后要迅速完成拷貝，以免給工作造成被動。
????三要即得即整，確保第一時間完成照片素材的初加工。重大活動一般連貫性比較強，過程環節比較多且十分緊湊，把握不好極容易遺漏或者混淆相關環節。這就需要參會者鉚足干勁，盡可能多地拍攝和收集照片，隨時隨地做好標記、處理歸納。為了保證照片的準確性，筆者利用會議間隙及午休時間將照片快速拷貝進電腦，對照會議服務手冊及制定的分類標準，把照片分類打包成數個文件夾，并做了簡單的時間標記和內容說明。一天會議議程結束后，晚上是整理照片的最佳時機。晚上整理的重點是進一步區分不同議程、不同場景的照片，確保不出現事實性錯誤。同時，根據歸檔需要，要對部分特殊照片做好標識，為下一步照片檔案整理工作打下堅實基礎。
????四要精挑細選，完成入檔照片加工整理。素材齊備是照片檔案整理的基礎。本次市黨代會形成的照片共有1000余張。市黨代會結束的一周時間內，筆者就對所有文件夾內的照片進行了精細整理，從中選出最具代表性的照片，進一步對其進行審核、加工、注釋、編號等，完成每張照片的時間、地點、事由、人物、背景、拍攝者等信息的標注工作，為照片檔案的最終形成構建好框架。
????五要確保精準，及時向主辦部門反饋核實信息內容。筆者認為，照片檔案成型前的反復考究和多次確認是確保內容準確的前提和基礎，也是不可忽略的工作步驟。重大活動往往有多個部門參與，既有明確的獨立分工，又有全面的整體協作。這就決定了重大活動檔案的收集整理是不可能“畢其功于一役”的。筆者在整理照片檔案過程中，就出現了會議名稱把握不準、人物具體職務不詳、具體場景環節不明確、背景邏輯不清晰等問題。為解決這些問題，筆者先后聯系了市委辦公室、市委組織部、市委宣傳部及市傳媒集團等單位的相關人員，對于存在的問題一一進行了咨詢和求證，保證了照片檔案信息的準確和完整。
????六要確保整理成型，完成移交進館。照片檔案的整理一般都是按照時間順序進行，重大活動中同一時間內同時進行的活動可以按照事件屬性進行獨立整理，再根據實際情況編排順序。結合工作實際，建議采用兩種形式分別進行：按照國家檔案局《照片檔案管理規范》標準整理入冊，形成傳統意義上的紙質照片檔案；按照國家檔案局《數碼照片歸檔與管理規范》完成電子數碼照片整理歸檔工作。這樣既符合目前對于照片檔案整理的規范要求，也達到了檔案異質保存的目的，有效保護照片檔案的安全。在市第十次黨代會照片整理中，筆者精選了180張照片入檔，形成紙質照片檔案2冊。為了規范和美觀，照片的標識文字均采取打印黏貼的方式。照片檔案的芯頁雖然可拆裝，但一旦拆開，恢復安裝會產生變形、損壞等現象，而且紙張較厚，不適合直接打印。在這種情況下，采用不干膠打印黏貼是一種很好的解決方式。在紙質檔案整理完畢后，根據規范，對電子素材略作加工便形成了重大活動數碼照片檔案。整理完畢后，筆者將兩種形式照片檔案移交入館，為本次黨代會照片檔案的收集整理畫上圓滿的句號，也為下一步開發利用工作奠定了堅實的基礎。
????總的來說，重大活動照片檔案收集整理工作只是各類檔案收集整理工作的一個縮影，是整項檔案工作的一個組成部分。相較于機關文書等類型檔案的整理，這個領域的工作開展得還不是很完善。不同層級、不同領域、不同區域也不盡相同，存在著一定的差距。筆者通過自身經歷，與大家共同探討，希望能起到拋磚引玉的作用，更好地促進此項工作的開展。
????原載于《中國檔案報》2022年11月21日 總第3910期 第三版 | 